Program księgowy w chmurze czy na komputerze: porównanie kryteriów

Chmura czy program na komputerze? Od czego zacząć porównanie

Wybór między programem księgowym w chmurze a oprogramowaniem lokalnym nie jest wyborem „nowoczesne czy stare”. Oba modele są w użyciu. Różnią się rozkładem kosztów, startem oraz odpowiedzialnością za aktualizacje i bezpieczeństwo danych.

Porównanie obejmuje siedem osi: sposób działania i miejsce przechowywania danych; koszty początkowe i bieżące; czas potrzebny na rozpoczęcie pracy; dostępność z różnych urządzeń i w pracy zdalnej; odpowiedzialność za aktualizacje, kopie zapasowe i bezpieczeństwo; łatwość skalowania i integracji; tolerancję na przerwy w dostępie do internetu.

Każde kryterium może dać inny wynik. Inny w biurze pracującym hybrydowo, które obsługuje klientów rozproszonych po całym kraju. Inny w biurze stacjonarnym w jednym lokalu, które chce mieć dane na własnym serwerze i decydować o momencie wdrożenia zmian.

Jak działa program księgowy w chmurze, a jak lokalny

Program księgowy w chmurze to aplikacja dostępna online. Użytkownik loguje się przez przeglądarkę, bez instalowania lokalnego oprogramowania. Dane są przechowywane na zewnętrznych serwerach, co umożliwia dostęp z dowolnego urządzenia z przeglądarką. Wszystkie funkcjonalności systemu użytkownik uzyskuje po wykupieniu subskrypcji, zarejestrowaniu konta i jego skonfigurowaniu – z wprowadzeniem danych biura rachunkowego oraz jego klientów.

Tradycyjne oprogramowanie księgowe instaluje się na lokalnym serwerze albo na komputerze w biurze. Dane są dostępne bez połączenia z internetem, a użytkownik kontroluje infrastrukturę IT. To on decyduje, kiedy i jakie aktualizacje zostaną wdrożone.

Obok dwóch podstawowych modeli działają platformy hybrydowe, łączące możliwości lokalne z chmurowymi. Wśród aplikacji do samodzielnej księgowości online wymieniane są wFirma, IFIRMA i inFakt, a wśród programów FK do pełnej księgowości: Comarch ERP Optima, Symfonia, enova365 i Rewizor nexo (Base). Symfonia ERP jest instalowana lokalnie, natomiast Symfonia ERP Cloud działa w subskrypcji chmurowej (KluczeSoft). Wybór typu zależy od skali potrzeb biura i wymaganych integracji.

Koszty: subskrypcja kontra serwer, licencje i utrzymanie

W chmurze podstawowym kosztem jest opłata subskrypcyjna. Użytkownik nie ponosi dodatkowych opłat m.in. za zakup komputera, na którym działałby system wraz z bazą danych. Nie przeprowadza też samodzielnie aktualizacji.

Dostawca odpowiada za dostępność oprogramowania i jego aktualizację. Biuro nie ponosi kosztów utrzymania infrastruktury informatycznej ani pracy związanej z jej serwisowaniem. Wersje subskrypcyjne eliminują wysokie koszty wdrożenia i utrzymania infrastruktury IT.

W modelu lokalnym trzeba policzyć wydatki jednorazowe i stałe: zakup serwera, dostosowanie go do potrzeb oprogramowania, instalację programu, konfigurację, a następnie bieżące utrzymanie infrastruktury. Właścicielem oprogramowania jest użytkownik, więc po jego stronie leżą również aktualizacje.

Struktura kosztu jest więc przesunięta. W chmurze to płatność rozłożona w czasie, bez inwestycji w sprzęt i bez własnego zaplecza IT. W modelu lokalnym – nakład na serwer i wdrożenie oraz stały koszt utrzymania środowiska i pracy przy aktualizacjach. Przy porównywaniu ofert obok opłaty za program trzeba zestawić koszt serwera, przyłączy i sieci wewnętrznej, koszt pracy informatycznej oraz czas pracowników zaangażowanych we wdrożenie.

Przykład z cennika Symfonii: ceny wahają się od około 1 200 PLN netto za podstawową wersję Symfonia Start do ponad 8 000 PLN netto za kompletny pakiet Symfonia ERP (KluczeSoft). Dla większych instalacji lokalnych podano dodatkowy koszt licencji SQL Server 2022 Standard od 3 000 PLN, a wznowienie opieki aktualizacyjnej kosztuje 18–25% ceny licencji rocznie (KluczeSoft).

Wdrożenie: szybki start w chmurze kontra konfiguracja na miejscu

W chmurze start jest krótki: wykupienie subskrypcji, zarejestrowanie konta i konfiguracja polegająca na wprowadzeniu danych biura rachunkowego oraz jego klientów. Nie instaluje się oprogramowania. Dostęp do wszystkich funkcjonalności systemu pojawia się niemal natychmiast po wykupieniu subskrypcji.

Model lokalny wymaga całego procesu wdrożenia: zakupu serwera, dostosowania go do potrzeb oprogramowania, instalacji programu i jego konfiguracji. Same te działania mogą zająć od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu godzin. Czas trzeba zaplanować przed pierwszym księgowaniem w nowym systemie.

Do tego dochodzą zadania organizacyjne nieobecne w chmurze: przygotowanie sieci wewnętrznej, ustalenie, kto administruje serwerem, zaplanowanie harmonogramu aktualizacji oraz migracji danych. W chmurze przejmuje je dostawca. Uwolniony czas biura można przeznaczyć na przeniesienie danych klientów i szkolenie pracowników.

Dostęp do danych, praca zdalna i praca offline

W chmurze dane są przechowywane online. Pracownicy mogą przeglądać je o każdej porze, z dowolnego miejsca i urządzenia – z komputera, smartfona czy tabletu. Rozwiązanie sprawdza się w pracy zdalnej i hybrydowej, gdy klient potrzebuje szybkiego dostępu do dokumentów albo biuro obsługuje firmy z różnych lokalizacji. Pracownik nie musi mieć programu na konkretnym komputerze ani być podłączony do firmowej sieci.

Główną zaletą oprogramowania instalowanego lokalnie jest dostęp do danych offline, bez internetu. Z takich programów korzystają dziś głównie biura, których pracownicy pracują stacjonarnie, na komputerach podłączonych do tej samej sieci wewnętrznej.

Wybór sprowadza się do codziennego trybu pracy. Jeśli księgowość ma być dostępna w podróży, z domu i z różnych urządzeń, naturalnym kierunkiem jest chmura. Jeśli praca odbywa się przy stałych stanowiskach, a przerwa w łączu internetowym nie ma zatrzymywać księgowania, model lokalny zachowuje przewagę w tym punkcie.

Aktualizacje, kopie zapasowe i bezpieczeństwo danych

W chmurze aktualizacje odbywają się automatycznie. Minimalizuje to ryzyko błędów i niezgodności z przepisami – program działa zgodnie z obowiązującymi regulacjami bez udziału użytkownika. Za dostępność oprogramowania i jego aktualizację odpowiada dostawca. Rozwiązania chmurowe łączą natychmiastowy dostęp do systemu po wykupieniu subskrypcji, automatyczne aktualizacje i codzienne backupy.

W modelu lokalnym aktualizacje leżą po stronie użytkownika. To obciążenie – trzeba samodzielnie śledzić zmiany przepisów i wdrażać poprawki – ale też kontrola: biuro decyduje, kiedy i jakie aktualizacje wdrożyć, i może rozłożyć je w czasie, np. poza okresem sprawozdawczym. Po stronie biura pozostaje również organizacja kopii zapasowych i zabezpieczenie serwera.

Ryzyko chmury jest inne niż ryzyko serwera lokalnego. Rozwiązania zewnętrzne mogą przestać działać, a praca zależy od dostępu do internetu i od dostawcy usługi. W modelu lokalnym źródłem ryzyka jest własna infrastruktura: awaria serwera, brak aktualizacji, nieodpowiednie zabezpieczenia.

Przy wyborze liczy się też obsługa obowiązków księgowych i podatkowych, nie tylko model hostingu. Ministerstwo Finansów wskazuje, że podatnicy prowadzący księgi rachunkowe mają obowiązek prowadzić je przy użyciu programów komputerowych i przesyłać je po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania (podatki.gov.pl). Pliki JPK_KR_PD i JPK_ST_KR mają odzwierciedlać całość zapisów księgowych za raportowany okres (podatki.gov.pl).

Przy ocenie programów warto uwzględnić również KSeF. Oficjalna strona systemu publikuje podstawy prawne oraz kluczowe terminy jego wdrożenia (ksef.podatki.gov.pl).

Skalowanie i integracje wraz z rozwojem biura lub firmy

W chmurze dodanie kolejnego klienta, użytkownika albo modułu to zwykle kwestia konta, subskrypcji i konfiguracji, a nie rozbudowy serwera. Model nie wymaga zakupu i utrzymania własnego sprzętu. Wzrost liczby obsługiwanych firm nie pociąga za sobą inwestycji w moc obliczeniową ani miejsce na dane.

Chmura ułatwia łączenie systemu z innymi narzędziami. Dostępne są aplikacje do fakturowania, systemy ERP, narzędzia do rozliczeń podatkowych oraz zarządzania dokumentami. W e-commerce program księgowy można łączyć z kanałami sprzedaży przez Base (Base). Platformy hybrydowe łączą funkcje lokalne i chmurowe, pozwalając zachować część środowiska u siebie.

Model lokalny daje większą kontrolę nad środowiskiem. Biuro decyduje o konfiguracji serwera, zakresie integracji i tempie zmian, a dane nie opuszczają jego infrastruktury. Cena tej kontroli jest konkretna. Każdy wzrost liczby klientów, wolumenu dokumentów lub potrzeb integracyjnych oznacza konieczność zaplanowania i sfinansowania rozbudowy własnego zaplecza oraz zapewnienia, że sprostanie jej leży po stronie wewnętrznego lub zewnętrznego wsparcia IT.

Kiedy wybrać chmurę, a kiedy program instalowany lokalnie

Chmura jest naturalnym wyborem, gdy praca jest zdalna lub hybrydowa. Dane muszą być wtedy dostępne z komputera, tabletu i smartfona. Biuro chce uniknąć zakupu i utrzymania serwera oraz związanych z tym kosztów. Zależy mu też na automatycznych aktualizacjach dopasowujących system do zmieniających się przepisów i na codziennych kopiach zapasowych po stronie dostawcy.

Start jest szybki: konto i konfiguracja zamiast wielogodzinnego wdrożenia infrastruktury.

Program instalowany lokalnie jest sensowną opcją, gdy pracownicy pracują stacjonarnie na komputerach w tej samej sieci wewnętrznej. Kluczowy jest wtedy dostęp do danych offline, bez internetu. Biuro chce mieć pełną kontrolę nad infrastrukturą IT i samodzielnie decydować, kiedy i jakie aktualizacje zostaną wdrożone. Trzeba wtedy zaakceptować obowiązki: utrzymanie serwera, aktualizacje i kopie zapasowe po własnej stronie.

Trzy pytania porządkują decyzję. Jak biuro pracuje dziś i jak ma pracować za dwa–trzy lata – stacjonarnie czy w rozproszeniu? Jaką część budżetu chce przeznaczyć na inwestycję w sprzęt i IT, a jaką na bieżącą subskrypcję? Jak duża jest tolerancja na przerwy w dostępie do internetu i na zależność od zewnętrznego dostawcy usługi?

Jeśli odpowiedzi wskazują na różne kierunki – np. część danych ma zostać na miejscu, a część ma być dostępna mobilnie – trzecim wariantem jest platforma hybrydowa, łącząca rozwiązania lokalne z chmurowymi.

Pytania do wyboru modelu księgowego